De openbaarheidsparagraaf komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie. Deze verplichting is gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding binnen overheidsinstanties, Bovendien vereist artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording specifieke aandacht besteedt aan zowel de beleidsvoornemens als de uitvoering van de Wet open overheid.
Vanuit het programma 'Open en digitaal toegankelijk Arnhem' werken we aan het bevorderen van transparantie, toegankelijkheid en efficiëntie in onze informatiehuishouding. De implementatie van de Wet open overheid maakt hier integraal onderdeel van uit.
De aanpak van de Woo kent een meerjarig tijdspad en is opgebouwd rondom drie kernpijlers:
- Openbaarheid op eigen initiatief;
- Openbaarheid op verzoek;
- Verbetering van de Informatiehuishouding.
Ad 1. Openbaarheid op eigen initiatief: Deze pijler is gericht op het proactief delen van informatie die van belang is voor het publiek, zonder dat hier expliciet om gevraagd is.
In 2023 hebben we gewerkt (vanuit de aankomende verplichting tot actieve openbaarmaking conform de landelijke fasering), aan de openbaarmaking van de eerste informatiecategorieën zoals Wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuurstukken en afgesloten Woo-verzoeken die aansluiten op de landelijke werkdefinities van de rijksoverheid om aan de verplichtingen van de Woo te voldoen. We hebben gekozen voor een aanpak i.r.t. de Woo die we samen met HAN-studenten (convenant Hogeschool Arnhem Nijmegen- gemeente Arnhem) in 2023 is ontwikkeld.
Ad 2. Openbaarheid op verzoek: Hiermee streven we ernaar om het proces van informatieverstrekking op aanvraag van burgers en andere belanghebbenden zo soepel en efficiënt mogelijk te maken (Zie raadsinformatiebrief “Stand van zaken verbetertraject uitvoering Wet open overheid”, zaaknr. 4028802, d.d. 19-12-2023).
In 2023 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
De afhandeling van Woo-verzoeken is verder geprofessionaliseerd, waarbij ook kennis en ervaring van enkele gerenommeerde bedrijven benut is om het proces te toetsen. Zo is bijvoorbeeld een ‘Kop-gesprek’ geïntroduceerd, waarbij kort na ontvangst van het Woo-verzoek een multidisciplinair team bijeen komt om het Woo-verzoek en de benodigde vervolgacties te bespreken.
Er is een versnelling aangebracht in de afhandeling van Woo-verzoeken door te investeren in extra capaciteit bij onder andere De Connectie, waar nu een zogenaamd ‘lakteam’ actief is. Zij verzorgen ondersteunende administratieve taken zoals het weglakken van persoonsnamen. Hierdoor is de ondersteuning en facilitering van behandelaars verder uitgebreid.
Daarnaast zijn werkinstructies en modelbrieven geactualiseerd en aangescherpt. Binnen deze werkinstructies komt onder andere het punt van het opvragen van documenten bij ambtenaren en portefeuillehouders en de omgang met ‘persoonlijke beleidsopvattingen’ aan de orde. Op dit laatste punt heeft het college het afgelopen voorjaar een duidelijke beleidskeuze gemaakt door te kiezen voor het uitgangspunt: ‘Openbaar, tenzij'.
Ook is weer gestart met workshops ‘behandelen Woo-verzoeken’ voor medewerkers.
Afgeleide processen, zoals bijvoorbeeld het opvragen van gegevens uit afgesloten mailboxen, zijn verder gestroomlijnd en beter beschreven. Hiermee wordt ook tegemoetgekomen aan de behoefte binnen de organisatie om ondersteuning te krijgen bij de afhandeling van Woo-verzoeken.
We lopen bij het afhandelen van de Woo-verzoeken niet achter ten opzichte van voorgaande jaren en hebben een standaard werkvoorraad van ongeveer 25 Woo-verzoeken.
Tegelijkertijd is begonnen met het inrichten van de noodzakelijke managementinformatie. Verwacht wordt dat dit in 2024 gereed is zodat er dan sneller, beter en minder arbeidsintensief een actueel inzicht kan worden gegeven over de onderhanden Woo-verzoeken.
We zijn in samenwerking met de gemeenten Rheden en Renkum en De Connectie met een aanbestedingstraject gestart om gezamenlijk slimme anonimiseringssoftware aan te schaffen. We voorzien in 2024 met dit nieuwe systeem efficiënter en beter Woo-verzoeken te kunnen behandelen.
Ad 3. Verbetering van de Informatiehuishouding: Hierbij ligt de focus op het optimaliseren van onze interne processen en systemen om een betrouwbare, toegankelijke en duurzame informatievoorziening te waarborgen.
We zien het op orde hebben van de informatiehuishouding niet alleen als een wettelijke verplichting maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie. Informatie moet duurzaam worden beheerd, zodat het op lange termijn beschikbaar blijft.
Eén van de sporen vanuit het verbeteren van de digitale dienstverlening en het versnellen van digitalisering is het "meer papierloos werken”. (Zie raadsinformatiebrief “Verbeteren digitale dienstverlening en versnellen digitalisering”, zaaknr 4021307, d.d. 12-12-2023).
In dit spoor worden de primaire systemen van Burgerzaken en Werk en inkomen gekoppeld aan het centraal zaak-/archiefsysteem. Dit levert een positieve bijdrage aan het op orde stellen van de informatiehuishouding. De papieren stroom komt hiermee te verdwijnen en wordt de informatie zodanig vastgelegd dat het duurzaam beheerd kan worden en toegankelijk kan blijven.
We hebben dit jaar stappen gezet om onze informatiehuishouding nog meer te verbeteren door onder andere:
- Het creëren van bewustwording en/of het verhogen van databewustzijn van de medewerkers;
- Verbetering van datakwaliteit van de gegevens;
- Inrichting en processen ter verbetering van onze informatievoorziening.