Bedrijfsvoering

In 2023 hebben we verder invulling gegeven aan eerder ingezette verbeteringen.
Allereerst zijn voor de Begroting 2024 opnieuw twee begrotingsprogramma's, namelijk Onderwijs en Gezondheid en Sport, betrokken in het traject van het ‘zero based’ opbouwen van programma's. De relatie tussen ambities, doelstellingen, inspanningen en financiële middelen wordt hierbij opnieuw gelegd waarmee een scherper programmabegroting ontstaat.

In 2023 zijn we een traject gestart dat erop is gericht de interne sturing en verantwoording te intensiveren en beter aan te laten sluiten op de bestuurlijke planning & controlcyclus die leidt tot begroting, tussentijdse rapportages en jaarverslag.  Er ligt inmiddels een implementatieplan dat onder andere voorziet in het per cluster en afdeling bepalen van waarop men wil sturen, inclusief de vertaling naar doelen in de vorm van ‘key performance indicators’(kpi's) en hierop aansluitende stuur- en verantwoordingsinformatie. In het komende jaar worden voor ieder(e) cluster / afdeling minimaal twee verantwoordingsmomenten georganiseerd waarin plannen en realisatie worden geëvalueerd en besproken.

Na een intensief traject is eind 2023 een nieuwe Monitor Financiën uitgerold. Deze monitor stelt directie en management, budgethouders, etc. in staat om op efficiënte en uniforme wijze inzicht te verkrijgen in financiële informatie op verschillende aggregatieniveaus. De basis is een hoofdlijn die snel en eenvoudig inzicht geeft. Vervolgens is hier op veel manieren en tot in diepe details verder in te zoomen door ‘door te klikken’ in dezelfde monitor. Een flinke verbetering ten opzichte van de uitgebreide en complexe informatie die we lang kenden.

Rechtmatigheid 
Het jaar 2023 is het eerste jaar waarin het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft, daar waar deze in het verleden in het oordeel van de accountant zat verwerkt. De rechtmatigheidsverantwoording werd eerder aangekondigd voor 2021 en, later, 2022. De invoering werd echter uitgesteld. Voor 2022 hadden we reeds een overzicht van processen met invloed op rechtmatigheid, hadden we deze toegewezen aan proceseigenaren en was sprake van een stelsel van interne controlewerkzaamheden, gericht op toetsing van rechtmatigheid en rapportage daarover aan de proceseigenaren. Hiermee lag er een basis voor 2023.
In 2023 zijn de geplande controlewerkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid conform planning uitgevoerd, de uitkomsten zijn gerapporteerd aan de proceseigenaren met het verzoek deze te beoordelen en te vertalen naar een uitspraak omtrent het al dan niet rechtmatig zijn. Het geheel is vastgelegd in onze risico- en controletool Naris.

Met het keer op keer uitstellen van de invoering zou verwacht mogen worden dat voldoende tijd en gelegenheid zou zijn geweest voor het opstellen van duidelijke kaders, richtlijnen en formats. Helaas bleek de praktijk anders: de Kadernota Rechtmatigheid 2023 kwam pas september 2023 beschikbaar en werd met terugwerkende kracht van toepassing. Hierin werden nog belangrijke uitgangspunten rond begrotingsrechtmatigheid geformuleerd die later door de commissie BBV in een aanvullende notitie (zelfs) nog nader werden geduid. Met de raadsbrief ‘Rechtmatigheidsverantwoording 2023’ van 6 februari 2024 (zaaknummer 4078783) is de raad hierover nader geïnformeerd.  

In de jaarrekening hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met betrekking tot de begrotingsonrechtmatigheden. In de financiële verordening en het normenkader bij de begroting 2024 heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat begrotingsonrechtmatigheden vanaf € 520.000 (rapportagegrens) in de paragraaf bedrijfsvoering worden gemeld. Met de gemeenteraad is voorts afgesproken dat inhoudelijke toelichting niet noodzakelijk is als deze begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het bestaande beleid of wanneer deze onder de rapportagegrens vallen. Naast deze toelichting gaan wij hieronder in op de bevindingen van het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de financiële- en controleverordeningen van onze gemeente. Daarnaast geldt het door de gemeenteraad op 8 november 2023 vastgesteld normenkader als toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen.

Onderstaand lichten wij de afwijkingen toe vanaf de rapporteringsgrens (€ 520.000). Wij maken hierbij onderscheid in fouten en onduidelijkheden. Ook geven wij aan wat wij doen om de fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Er zijn geen fouten geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik heeft betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Er zijn geen fouten geconstateerd met betrekking tot het M&O criterium.

Auditing en risicomanagement 
De speerpunten voor 2023 waren gebaseerd op het uitgangspunt dat we het  risicobewustzijn van de organisatie verder willen vergroten door risico’s weloverwogen en bewust te laten nemen en kansen te benutten door:

• een nog betere sturing op de maatregelen voor met name de belangrijkste risico's;
• extra aandacht in de vorm van risicosessies voor een aantal grote risicovolle projecten die voldoen aan de hiervoor gestelde criteria;
• ontwikkelen van handreikingen en trainingen risicomanagement voor medewerkers om deze zo goed mogelijk te faciliteren om risico’s expliciet in beeld te kunnen brengen en hierop te sturen.

In 2023 zijn verschillende risicosessies uitgevoerd en vertaald naar risicoanalyses. Zoals bekend, doen we dat in ieder geval voor grote, risicovolle processen. Voorbeelden van trajecten waarbij één of meerdere risicosessies hebben plaatsgevonden, zijn de gebiedsontwikkelingen in Kronenburg, Nijmeegseweg en de Spoorzone, de inrichting van de gemeentepool, nationaal programma Arnhem-Oost en de ontwikkelingen rond schuldhulpverlening.

Gemeente Arnhem staat voor een grote opgave op het gebied van binnenstedelijke gebiedsontwikkeling. Dit vertaalt zich onder andere naar een actiever grondbeleid. De risico's in het grondbedrijf brengen we al enige tijd conform een vaste methodiek in beeld. Met inbreng van externe deskundigen hebben we deze methodiek afgezet tegen de actuele ontwikkelingen en vertaald naar een aantal aanpassingen. Daarmee denken we beter toegerust te zijn op de meest actuele ontwikkelingen.

Ook in 2023 zijn diverse risicotrainingen en –presentaties georganiseerd, zowel voor nieuwe als voor bestaande medewerkers. Dit met de bedoeling kennis van en bewustwording rond risico's verder te vergroten.

In de gemeentewet is in artikel 213a vastgelegd dat gemeenten onderzoeken doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid en hierover de raad informeren. In de financiële verordening van de gemeente Arnhem zijn hier aanvullend afspraken over gemaakt. In 2023 is een aantal onderzoeken uitgevoerd dat, hoewel vooraf niet als zodanig aangekondigd, kwalificeert als een 213a onderzoek. Dit betreft bijvoorbeeld het onderzoek Financiële Wijksturing – Analysefase dat is gericht op het herinrichten van de financiële wijksturing en het realiseren van de cultuurverandering die daarvoor nodig is Andere voorbeelden zijn het onderzoek naar bestaanszekerheid uitmondend in het rapport ‘Bestaanszekerheid in beeld’, de evaluatie cameratoezicht openbare orde 2023 en de tussenevaluatie buurtconciërges. Daarnaast heeft ook de eerder genoemde evaluatie van de risico inschatting in het grondbedrijf elementen van een 213a onderzoek.