Ambtenarenwet
In de wet is de verplichting tot het voeren en handhaven van integriteitsbeleid opgenomen. Het college moet een integriteitsbeleid voeren dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en dat in ieder geval aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie.
Vaststelling Plan van Aanpak integriteitsbevordering
Eind 2023 heeft het college een Plan van Aanpak integriteitsbevordering vastgesteld. Dit plan geeft aan dat in 2024 een informatie- en kenniscentrum ambtelijke integriteit wordt ingericht. Op 15-12-2023 is de raad hierover geïnformeerd via de raadsbrief Versterking van het ambtelijk integriteitssysteem . Door de implementatie van dit plan van aanpak wordt het stelsel van bevordering en bewaking van de ambtelijke integriteit binnen de organisatie verder versterkt.
Integriteit: structuur en cultuur bepalen samen het succes
Het gehalte van integriteit in een organisatie wordt bepaald door een samenwerking van maatregelen op structuur- en op cultuurniveau. Bij structuur ('hard controls') gaat het om wetten, verplichte procedures en protocollen die gedrag van medewerkers sturen om integriteitsschendingen te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van het financiële systeem ('vier ogen-principe') dat fraude zoveel als mogelijk uitsluit, het afsluiten van kasten met persoonsgevoelige informatie, een overlegvorm waarin tegenspraak georganiseerd is, autorisatie via digitale toegangsrechten, of de begrenzing van bevoegdheden in een mandaatbesluit.
Cultuurmaatregelen ('soft controls') richten zich op de kennis, overtuiging en beleving van de medewerkers, op het overbrengen van de gewenste collectieve organisatienormen en - waarden in 'the hearts and minds' van elke ambtenaar. Hier gaat het in de eerste plaats om het genoemde integriteitsbewustzijn. 'Hoe wordt hier gewerkt, en waarom?'
Voorbeelden van cultuurmaatregelen zijn de gedragscode, een introductieprogramma met daaraan gekoppeld de ambtseed voor nieuwe ambtenaren, kennisbijeenkomsten, besprekingen in werkoverleggen, intervisie, of een medewerkersonderzoek. Het gaat om bewustwording, communicatie en dialoog.
Introductie nieuwe medewerkers & Ambtseedbijeenkomst
Nieuwe medewerkers nemen deel aan een introductiebijeenkomst, waar nader kennis gemaakt wordt met de stad, de gemeentelijke organisatie en haar werkwijze. Sinds 2019 is daar een tijdsblok over het thema integriteitsbewustzijn aan toegevoegd. Dit wordt door de directeur of gemeentesecretaris ingeleid als opstap naar de ambtseedbijenkomst.
Het afleggen van de ambtseed of -belofte is een wettelijke verplichting voor ambtenaren. Voor de ceremonie bij het afleggen hiervan is gekozen voor een mix van plechtigheid in vorm, serieusheid op de inhoud en luchtigheid in de uitvoering. Binnen de muren van de Raadszaal, en in aanwezigheid van burgemeester en gemeentesecretaris. In een ceremonie van twee uur zijn medewerkers, met een theatergezelschap, door een programma over het thema integriteit in relatie tot het ambtenaarschap geleid.
In 2023 hebben zes bijeenkomsten plaatsgevonden in de Raadszaal. De inhoud van de bijeenkomst wordt in 2024 aangepast en ingepast aan het hieronder beschreven onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers, zodat een aaneensluitend en logisch totaalprogramma ontstaat.
Bewustwording Integriteit 'van sollicitatie tot exitgesprek'
Voor de introductie van nieuwe medewerkers is een projectgroep opgericht om dit proces verder (inclusief) vorm te geven en in te richten. Een goed introductieproces begint al voor de indiensttreding. Afhankelijk van de afdeling waar een medewerker komt, vond tot 2023 wel of geen introductie plaats. In 2022 is een pre- en introductieprogramma voor nieuwe medewerkers ontwikkeld, welke in 2023 gefaseerd is uitrolt, waarin alle aspecten worden meegenomen en dat voor iedereen passend is. Denk hierbij aan het inwerken op functie, systemen en team, maar ook aan het aanbieden in verschillende vormen (digitaal, op papier en fysiek). Het thema integriteit is als vast onderdeel opgenomen. Dit alles met als doel dat nieuwe collega’s zich al welkom voelen voordat ze in dienst treden, zodat ze zich snel onderdeel voelen van de totale organisatie.
Online personeelsbijeenkomsten
In 2023 hebben een drietal online personeelsbijeenkomsten plaatsgevonden. In deze uitzendingen is onder andere aandacht besteed aan het onderwerp introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en ‘Lekker werken aan de Ambities van Arnhem’ waarin onder andere door de gemeentesecretaris is gesproken over het belang van een open organisatiecultuur en een veilige respectvolle samenwerking.
Regeling melden vermoeden misstand
Vermoedens van een integriteitsschending door een ambtenaar kunnen op verschillende manieren boven tafel komen. Zo kan een klacht van een inwoner een dergelijk vermoeden inhouden en kunnen ambtenaren en oud-ambtenaren een vermoeden van een misstand op een vertrouwelijke manier melden bij een leidinggevende of vertrouwenspersoon (regeling melden vermoeden misstand, oftewel ‘de klokkenluidersregeling’). Ook kan bijvoorbeeld een onderzoek door de accountant de verdenking van een integriteitsschending opleveren.
De ‘Regeling melden vermoeden misstand’ is in 2021 aangevuld en gepubliceerd op overheid.nl (de 'wettenbank'). Ook op de gemeentelijke website is een verwijzing naar- en een korte uitleg over deze regeling opgenomen (onder 'Organisatie', 'Visie op personeel').
De gemeente kent twee vertrouwenspersonen integriteit, bij wie medewerkers terecht kunnen als zij in vertrouwelijkheid een (mogelijk) integriteitsissue willen bespreken en eventueel ook vertrouwelijk een melding van een integriteitsschending kunnen doen. Het is belangrijk dat deze interne vragen en signalen over mogelijke integriteitsschendingen gesteld worden en in vertrouwelijkheid besproken kunnen worden. De vertrouwenspersoon heeft namelijk ook een voorlichtende rol over integriteit, en heeft tevens voor de organisatie een signaleringsfunctie in algemene zin met betrekking tot integriteit.
In 2023 hebben medewerkers een aantal keer een gesprek gevoerd met een vertrouwenspersoon integriteit. Deze gesprekken hebben niet tot een melding van de integriteitsschending door deze medewerkers geleid. Wel verwees de vertrouwenspersoon in een aantal gevallen een medewerker naar een andere functionaris binnen de organisatie, bij wie de medewerker met zijn/haar vraag of probleem voor ondersteuning terecht zou kunnen.
Onderzoeken op basis van het onderzoeksprotocol
Als er sprake is van een redelijk vermoeden van gedrag (of het nalaten daarvan) dat in strijd is met de binnen de organisatie te volgen normen en waarden, moet dit zorgvuldig en via een transparante procedure worden onderzocht. Hiervoor is er een onderzoeksprotocol opgesteld, zijnde een interne procesbeschrijving over hoe te handelen bij een vermoeden van integriteitsschending binnen de gemeentelijke organisatie.
In het verslagjaar 2023 hebben vijf onderzoeken plaatsgevonden op basis van het Onderzoeksprotocol. Daarvan is één keer vast komen te staan dat er sprake was van een integriteitsschending, waarbij een ‘enige en laatste waarschuwingsbrief’ is gestuurd en tevens als maatregel is opgelegd dat de werknemer minimaal één jaar geen hogere inschaling krijgt. Twee onderzoeken lopen nog. In twee gevallen is vastgesteld dat er geen sprake was van een integriteitsschending.